Assistant Concours Langues H/F

Fondée en 1906, l’EDHEC figure parmi les 15 meilleures Business Schools européennes. 

Implantée à Lille, Nice, Paris, Londres, Singapour et forte de plus de 120 nationalités présentes sur ses campus, l’EDHEC est une école résolument internationale et connectée au monde des affaires. Avec plus de 57 000 alumni dans 125 pays, elle forme des managers engagés capables de relever les défis d’un monde en mutation. 

L’excellence, l’innovation et l’esprit d’entreprise sont au cœur des valeurs de l’EDHEC qui a développé un modèle stratégique unique fondé sur une recherche utile à la société, aux entreprises et aux étudiants incarnées notamment par EDHEC-Risk Institute et Scientific Beta. 

Véritable laboratoire d’idées, l’école est aussi pionnière de l’éducation digitale avec EDHEC Online, première plateforme de formation diplômante 100% en ligne. 

Ces différentes dimensions font de l’EDHEC un lieu de savoir, d’expérience et de diversité propre à transmettre aux nouvelles générations les clés d’un monde en profond bouleversement. 

L’EDHEC en chiffres : 

• 9400 étudiants en formation initiale 

• 24 programmes diplômants du Bachelor au PhD 

• 175 professeurs et chercheurs 

• 13 centres d’expertise

L'EDHEC Business School recrute un(e) Assistant.e Concours Langues (H/F).

Poste en CDD (05/05/26 au 28/08/26) à temps complet situé sur le Campus de Lille (Roubaix).

La mission

Dans le cadre de la période du Concours d’entrée au programme Master EDHEC et plus particulièrement des épreuves orales de langues, la mission consiste à apporter un support sur les aspects de préparation et d’organisation des interventions des examinateurs sollicités pour les épreuves (70 examinateurs intervenants / 13 langues) ainsi que pour la préparation de la rentrée académique 2025-2026.

Les activités principales sont les suivantes :

Avant le démarrage du concours (du 5 au 21/05)

Missions administratives :

• Collecte, mise en page, formatage et impression des sujets des épreuves orales 

• Gestion de la relation avec les examinateurs de langues (gestion de la boîte mail dédiée)

• Organisation des formations des nouveaux examinateurs

• Coordination de la reprographie des documents concours

• Vérification de la disponibilité des salles de concours langues

Planification des interventions des examinateurs de langues :

• Suivi des inscriptions des examinateurs, relances et gestion des changements de disponibilités

• Edition d’un planning de disponibilité par langue (Excel)

• Planification des interventions des examinateurs en collaboration avec la responsable des épreuves de langues

• Confirmation des plannings des examinateurs (mailing + téléphone)

• Composition des jurys dans l’application Devolis

• Mise en place de la salle de saisie des notes

Pendant le concours (Epreuves du 22/05 au 08/07 inclus) - Horaires : 9h30 – 18h30

Accueil des examinateurs de langues

• Gestion de la ligne téléphonique concours et de la boîte mail destinée aux examinateurs

• Accueil, orientation, remise des dossiers et documents concours aux examinateurs

• Suivi de la saisie des notes de langues : ouverture et vérification du bon fonctionnement des postes informatiques pour la saisie de notes, accompagnement des examinateurs à la saisie des notes en fin d’épreuves

Suivi administratif et logistique

• Vérification et mise à jour du contenu des dossiers examinateurs

• Vérification et classement des fiches d’évaluation des candidats 

• Pointage des jurés présents par demi-journée

• Saisie des interventions des examinateurs dans l’ERP Aurion pour paiement

• Préparation demi-journée suivante (confirmation des plannings jurés) et gestion des changements de planning et imprévus

• Réservation des repas des examinateurs, commande et gestion du stock de fournitures

• Gestion de la salle de pause

Après le concours : intégration des candidats (du 09/07 au 28/08)

Missions administratives :

• Gestion des questionnaires de feedback aux examinateurs

• Préparation des jurys d’admission : mise en page et relecture des rapports d’épreuve

• Gestion des réponses aux questions des candidats post concours

Missions de coordination :

• Coordination des inscriptions des candidats admis dans les groupes de langues en prévision de la rentrée 

• Distribution du test de positionnement en langues aux candidats admis

• Suivi des réponses au test de positionnement

• Relance des étudiants (par mail et par téléphone), contact pour confirmation ou rectification si nécessaire des informations transmises

• Réponse aux questions diverses des étudiants concernant leurs inscriptions en langues

• Centralisation et transmission des informations à la Responsable des Langues

Support du Centre de Ressources en Langues :

• Accueil des étudiants et des intervenants

• Aide administrative

• Participation à l’amélioration des process en place

Le profil :

Formation type et/ou expérience requise :

BAC+2 / BAC+3 de formation type Assistant Manager / Assistant Formation / Assistant Planification complétée d’une première expérience sur un poste sollicitant des compétences d’organisation, de planification, de suivi administratif et de contact relationnel.

Savoir-faire requis : 

• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (notamment Excel)

• Capacité à collaborer et à s'adapter à un contexte interculturel
• Connaissance idéalement d’un ERP

Savoir-être requis : 

• Autonomie, rigueur, souci du détail et très bon sens de l’organisation

• Flexibilité, pro activité et réactivité

• Très bon relationnel et facilité de prise de contact avec les différents interlocuteurs

• Sens du service