Assistant.e Service des Sports H/F
Fondée en 1906, l'EDHEC est aujourd'hui l'une des 10 meilleures écoles de commerce en Europe. Basée à Lille, Nice, Paris, Londres et Singapour, et comptant plus de 100 nationalités sur ses campus, l'EDHEC est une école entièrement internationale directement connectée au monde de l'entreprise.
Avec plus de 60 000 diplômés dans 143 pays, elle forme des managers engagés capables de relever les défis d'un monde en pleine évolution. Forte de ses valeurs fondamentales d'excellence, d'innovation et d'esprit d'entreprise, l'EDHEC a développé un modèle stratégique fondé sur une recherche réellement utile à la société, aux entreprises et aux étudiants.
Cette culture s'illustre notamment dans les travaux de l'EDHEC-Risk Climate Impact Institute, de l’EDHEC NewGen Talent Centre, de l’EDHEC infrastructure & private assets Institute ou encore de la récente chaire Management in Innovative Health.
L'École fonctionne comme un véritable laboratoire d'idées et joue un rôle de pionnier dans le domaine de l'éducation numérique via EDHEC Online, la première plateforme de formation diplômante entièrement en ligne.
Ces différentes composantes font de l'EDHEC un centre de connaissances, d'expériences et de diversité, destiné à préparer les nouvelles générations de managers à exceller dans un monde en pleine mutation. L'EDHEC en chiffres :
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10 000 étudiants en formation académique
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Plus de 20 programmes diplômants allant du Bachelor au PhD
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175 professeurs et chercheurs
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13 centres et chaires de recherche spécialisés
L'EDHEC Business School recrute un.e Assistant.e Service des Sports (F/H)
Poste en CDD de 6 mois à temps complet situé sur le Campus de Lille
La mission
Vous effectuerez les missions suivantes sous l’autorité et dans le cadre des instructions données par votre Responsable hiérarchique à savoir le Responsable des Sports ou de toute autre personne qui pourrait lui être substituée par décision de la Direction Générale.
1. Accueil et relation avec les publics :
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Accueillir les étudiants, coachs et membres du personnel (en français et en anglais),
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Répondre aux questions et requêtes relatives au Service des Sports,
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Gérer les demandes spécifiques :
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Coachs : questions logistiques liées aux compétitions, facturation
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Personnel : inscriptions aux contrats sports, accès aux infrastructures, etc.
2. Utilisation et gestion des outils informatiques :
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Gestion des différentes boîtes mails Outlook et de Teams
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Suivi du calendrier annuel des évènements sportifs : diffusion d’informations, communication avec les étudiants, coordination avec le PC Sécurité de l’école selon les évènements.
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Gestion de la plateforme des Sports (Deciplus)
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Gérer les inscriptions des membres
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Suivre les plannings étudiants et staff
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Organiser les compétitions, entraînements et cours loisirs
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Gérer la partie administrative du logiciel et faire le lien avec les coachs via l’application
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MyEdhec : envoi des communications liées aux activités sportives
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MySportU :
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Validation des licences et création des équipes en compétition
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Transmission des licences et communications aux équipes
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Envoi des tableaux excel de suivi (annulations, absences...)
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Vertical Expense :
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Gérer les remboursements de frais (étudiants et coachs)
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Vérifier et valider les notes de frais liées aux déplacements (repas, hébergement, transport).
3. Facturation et gestion financière :
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Effectuer les paiements pour :
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L’achat de matériel sportif et fournitures
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Les prestations des coachs
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Les inscriptions aux compétitions
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Les frais de déplacement et les locations externes
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Utilisation du logiciel Progidoc pour la vérification des factures et le suivi des codes budgets.
4. Suivi et coordination :
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Suivi des fichiers Excel partagés avec les coachs
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Mise à jour les inventaires de matériel
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Gestion de la logistique des déplacements
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Assurer le suivi global de toutes les démarches du service des Sports
Le profil
Formation type et/ou expérience requise :
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BAC+2 minimum en Assistanat de direction, Gestion ou Administration
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3 ans d’expérience dans des fonctions similaires
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Une expérience en Ecole serait un plus
Savoir-faire requis :
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Anglais professionnel obligatoire (oral et écrit)
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Bonne maîtrise des outils informatiques en général
Savoir-être requis :
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Réactivité, rigueur et polyvalence
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Capacité à travailler en équipe mais aussi de manière autonome
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Bonne gestion du stress et des priorités
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Bonne adaptation à un environnement multitâche.
