Assistant.e Concours Langues F/H

Fondée en 1906, l’EDHEC figure parmi les 15 meilleures Business Schools européennes. 
Implantée à Lille, Nice, Paris, Londres, Singapour et forte de plus de 90 nationalités présentes sur ses campus, l’EDHEC est une école résolument internationale et connectée au monde des affaires. Avec plus de 46 000 alumni dans 125 pays, elle forme des managers engagés capables de relever les défis d’un monde en mutation. 

L’excellence, l’innovation et l’esprit d’entreprise sont au cœur des valeurs de l’EDHEC qui a développé un modèle stratégique unique fondé sur une recherche utile à la société, aux entreprises et aux étudiants incarné notamment par EDHEC-Risk Institute et Scientific Beta.

Véritable laboratoire d’idées, l’école est aussi pionnière de l’éducation digitale avec EDHEC Online, première plateforme de formation diplômante 100% en ligne. 

Ces différentes dimensions font de l’EDHEC un lieu de savoir, d’expérience et de diversité propre à transmettre aux nouvelles générations les clés d’un monde en profond bouleversement. 

L’EDHEC en chiffres : 

• 8600 étudiants en formation initiale 
• 18 programmes diplômants du Bachelor au PhD 
• 184 professeurs et chercheurs 
• 11 centres d’expertise

L'EDHEC Business School recrute un.e Assistant.e Concours Langues (F/H).
Poste en CDD (du 13/05/24 au 13/09/24) à temps complet situé sur le Campus de Lille (Roubaix).
 

La mission 

Dans le cadre de la période du Concours d’entrée au programme Master EDHEC et plus particulièrement des épreuves orales de langues, la mission consiste à apporter un support sur les aspects de préparation et d’organisation des interventions des examinateurs sollicités pour les épreuves (120 examinateurs intervenants / 14 langues) ainsi que pour la préparation de la rentrée académique 2024-2025.

Les activités principales sont les suivantes :

Gestion administrative :

• Gestion de la ligne téléphonique et de la messagerie Concours Langues
• Mise en page et formatage des sujets des épreuves orales
• Préparation des dossiers des examinateurs
• Suivi de la saisie des notes de langues
• Vérification et classement des fiches d’évaluation

Aide à la planification des interventions des examinateurs :

• Suivi des inscriptions des examinateurs, relances et gestion des changements de disponibilités
• Planification des interventions des examinateurs en collaboration avec la Responsable des épreuves de langues
• Confirmation des plannings des examinateurs (mailing + téléphone)
• Compositions des jurys
• Gestion des changements de planning et imprévus lors des oraux
• Pointage des examinateurs présents
• Saisie de leurs interventions dans un logiciel pour paiement

Aide à l’organisation logistique :

• Accueil et orientation des examinateurs lors des oraux
• Réservation des repas des examinateurs
• Commande et gestion du stock de fournitures
• Mise en place de la salle de saisie des notes de langues
• Accompagnement des examinateurs à la saisie des notes en fin d’épreuves

Aide à la préparation de la rentrée académique :

• Gestion des réponses aux questions des candidats post concours
• Coordination des inscriptions des candidats admis dans les groupes de langues en prévision de la rentrée 
• Distribution du test de positionnement en langues et suivi des réponses
• Centralisation et transmission des informations à la Responsable des Langues

Le profil 

Formation type et/ou expérience requise :
BAC+2 / BAC+3 de formation type Assistant Manager / Assistant Formation / Assistant Planification complétée d’une première expérience sur un poste sollicitant des compétences d’organisation, de planification, de suivi administratif et de contact relationnel.

Savoir-faire requis : 

• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (notamment Excel)
• Capacité à collaborer et à s'adapter à un contexte interculturel
• Connaissance idéalement d’un ERP

Savoir-être requis : 

• Autonomie, rigueur, souci du détail et très bon sens de l’organisation
• Flexibilité, pro activité et réactivité
• Très bon relationnel et facilité de prise de contact avec les différents interlocuteurs
• Sens du service