Les clés du télétravail : nos conseils pour bien collaborer à distance

Si ces derniers temps le télétravail semble devenu la nouvelle norme, s’adapter à ces conditions inhabituelles représente un vrai défi pour nombre d’entre nous. En m’appuyant sur une longue expérience du travail à distance, je vous propose cinq conseils pour vous adapter au mieux.   

Par Spencer Hamilton, Directeur des Services Carrières et Entreprises du Global MBA 

Vendredi dernier, nous avons demandé aux participants au Global MBA de l’EDHEC de rentrer chez eux. Ce lundi, nos équipes étaient sur le campus pour finaliser la mise en place de l’enseignement, de la collaboration et du travail à distance avant que le campus ne ferme totalement ses portes, mardi à 11h.  

Déjà sous le choc de l’annulation de nos business trips à Singapour, Londres, New York et San Francisco, nous devons désormais faire face à une réalité nouvelle : l’obligation de rester chez nous. Au moment même où les équipes de l’EDHEC et les participants à nos programmes opèrent cette transition massive vers un mode de travail et de collaboration online, voici quelques conseils et astuces utiles, fruits d’une longue pratique du télétravail (pour ma part, je m’y suis mis pour la toute première fois à l’époque de l’effondrement de la bulle internet !).  

Ces conseils tiennent en "5 C" : les voici.  

C comme Connectivité 

Vous avez peut-être vu circuler sur le web la parodie de la pyramide des besoins de Maslow, réinventée pour inclure le wifi. Mais comment faire quand votre compagne ou compagnon télétravaille également ? Sans parler de vos enfants, qui suivent peut-être leurs cours en vidéoconférence ?  

La première chose à faire est d’essayer de tirer le maximum de votre réseau mobile en utilisant le partage de connexion, pour soulager votre réseau internet. Vérifiez d’abord votre forfait : la plupart des opérateurs français proposent des offres généreuses en termes de data, même les low-cost. Si vous avez un téléphone professionnel, renseignez-vous sur le volume de data inclus et voyez si vous pouvez augmenter les plafonds, si besoin.  

Pour comprendre comment activer le partage de connexion sur un iPhone, cliquez ici. Pour Android, cliquez ici.  

C comme Caméra 

Ayant participé à des centaines de réunions et entretiens en vidéo au fil des années, je peux vous confier un précieux secret : pensez à bien positionner votre caméra au niveau de vos yeux. Tout simplement ! Essayez d’empiler quelques livres sous votre ordinateur, ouvrez le complètement et disposez le bien droit – sinon, vous pouvez également investir dans un trépied pour ordinateur portable.  

Mieux encore : utilisez un téléphone ou une tablette pour votre call. Comme cela, vous pouvez utiliser votre ordinateur en même temps, pour prendre des notes et consulter des documents.  

Être vu au niveau des yeux détermine non seulement la manière dont nous sommes perçus mais aussi la manière dont notre interlocuteur se sent face à nous. La position "par défaut" de la caméra donne aux autres l’impression que nous les regardons de haut – littéralement. Et le problème peut être pire si vous utilisez un téléphone : vous seriez étonnés du nombre de gens qui m’ont présenté leurs narines pendant un entretien !  

Autre conseil pour ceux qui utilisent un téléphone : mettez-le en mode paysage – pour que vos interlocuteurs qui utilisent un ordinateur puissent vous voir en entier.  

C comme ConfCall 

Il est probable que vous ayez régulièrement recours à la visioconférence avec vos équipes, alors n’hésitez pas à vous préparer. Positionnez votre caméra correctement et assurez-vous que la source de lumière est située en face de vous et non derrière, pour éclairer votre visage. 

Portez un casque. En plus d’assurer la confidentialité de votre réunion, cela améliore également la qualité du son pour vos interlocuteurs. Cela élimine également le son du clavier.  

Trouvez le bouton "mute" sur votre logiciel de visioconférence et pensez à l’utiliser en tout temps. Désactivez-le uniquement lorsque vous avez la parole.  

C comme Coupure de Réseau ? 

Si certaines entreprises affirment que les applications de travail monopolisent moins de bande passante que nos soirées Netflix, les fournisseurs de solutions de vidéoconférence ou de services cloud sont sous pression. Des coupures liées à des surcharges de trafic ont déjà eu lieu. Cela se produit souvent l’après-midi en Europe, au moment où nos collègues américains commencent leur journée et viennent s’ajouter à la charge que nous faisons peser sur les réseaux. 

La solution ne dépend pas vraiment de vous, et probablement pas non plus des services d’assistance informatique, mais vous pouvez au moins suivre l’évolution de la situation grâce à des sites comme Downdetector.  

C comme Courage 

Les français aiment à dire "bon courage" dans les moments difficiles. Cela me semble être un bon conseil, pas seulement pour vous mais aussi pour ceux qui vous entourent.  

Prenez des nouvelles régulières de vos proches et… bon courage à tous !  

Découvrez également d’autres conseils sur comment se former à distance ici.